Tämä on Jen’s Finland Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 21.07.2018. Viimeisin muutos 3.11.2020.
1. Keitä olemme
Jen’s Finland Oy,
Säntikuja 2,
03100 Nummela
Aputoiminimi Iltamaa
www.iltamaa.fi
www.makrameemaisteri.fi
jenni@iltamaa.fi
+358 45 783 44445
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö:
Jenni Vanhanen
jenni@iltamaa.fi
+358 45 783 44445
2. Rekisteröidyt
Sidosryhmärekisteri
Uutiskirjeiden tilaajat ja tapahtumiin ja kursseille ilmoittautuneet, sosiaalisen median käyttäjät ja seuraajat.
Yhteistyökumppanit ja heidän yhteyshenkilönsä.
Asiakasrekisteri
Olemassa olevat asiakkaat
Verkkopalveluiden käyttäjät – sähköinen ajanvaraus, verkkokauppa, koulutukset
Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
3. Rekisterien pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Jen’s Finland Oy:n sidosryhmärekisteri:
Henkilötietoja käsitellään suostumuksen tai oikeutetun edun perusteella. Suostumus on kerätty sähköisellä lomakkeella, tapahtumissa sähköisellä tai paperisella lomakkeella tai esimerkiksi tapahtumailmoittautumisten yhteydessä. Markkinointilupa pyritään selvittämään heti liittymisen yhteydessä.
Jen’s Finland Oy:n asiakasrekisteri:
Henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella tai sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena.
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin.
- Uutiskirjeen lähetys
- Hyödyllisen tiedon jakaminen
- Tapahtumatiedotus ja -viestintä
- Markkinointi luvan antaneille
- Tuotteista ja palveluista kertominen
- Yhteistyökumppani- ja sidosryhmäviestintä
- Asiakassuhteen hoitaminen
- Asiakasviestintä
- Sopimuksiin ja laskutukseen liittyvien asioiden viestintä
4. Rekisteriin tallennettavat tiedot
Yhteystiedot
- Sähköpostiosoite
Lisäksi seuraavia tietoja saatetaan kerätä tarvittaessa
- Nimi
- Osoite
- Puhelinnumero
- Henkilön edustama yritys
- Erityisruokavaliot
Tietoja kerätään vain tarpeen mukaan.
Asiakastietojen kerääminen
Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
- yrityksen tai henkilön nimi
- laskutustiedot
- tiedot ostetuista tuotteista ja palveluista
Muita mahdollisia tietoja
- muut sopimuksen tiedot
- dokumentit ja kuvat projekteista ja tapaamisista, mikäli asiakas ei ole tätä erikseen kieltänyt
Tietoja kerätään vain tarvittaessa ja projektien ja asiakastöiden toteutumisen ja joustavan työskentelyn takaamiseksi.
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: jenni@iltamaa.fi
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (6-10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään pääosin suoraan rekisteröidyltä itseltään. Markkinointilupa todennetaan sähköisesti tai rastittamalla lupakohta lomakkeelta. Tietoja saatetaan täydentää julkisesti (lähteenä PRH tai yrityksen verkkosivusto) saatavilla olevilla tiedoilla.
Tiedot saadaan säännönmukaisesti:
- rekisteröityneeltä itseltään uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä
- rekisteröidyltä tai asiakkaalta itseltään ilmoittautumislomakkeen kautta
- asiakkaalta tarjouspyynnön yhteydessä
- asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
- asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen kautta
- asiakkaalta itseltään verkkokaupan ostotapahtuman yhteydessä
- asiakkaalta itseltään sähköisen palvelun (esim. ajanvarauskalenteri) kautta
- yhteistyökumppaneilta itseltään yhteisten projektien yhteydessä
6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Jen’s Finland Oy:n ulkopuolelle.
Viestinnän tai palvelun toteuttamiseksi tietoja luovutetaan luotettaville palveluntarjoajille tietojen käsittelyä varten. Yritys on varmistanut, että kaikki tietoja käsittelevät palveluntarjoajat noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia tietojen käsittelyyn:
Mailchimp:
Selainpohjainen uutiskirje- ja kyselytyökalu. Käytetään uutiskirjeiden, asiakasviestien ja tapahtumatiedotteiden lähettämiseen. Sähköisten palautekyselyiden ja sähköisten ilmoittautumisten kerääminen. Tilastointi sisältää uutiskirjeviestien avaukset sekä linkkien klikkaukset. Katso myös https://mailchimp.com/legal/privacy/
Vello:
Selainpohjainen sähköinen ajanvarauskalenteri. https://vello.fi/static2/img/vello-tietosuojalauseke.pdf
Holvi Payment Services Oy selainpohjainen työkalu.
Verkkokaupan toteutus ja maksuliikenne.
https://support.holvi.com/hc/fi/articles/202260402-Tietosuojaseloste
Pyrimme pitämään kaikki tiedot EU:n sisällä. Tietoja saatetaan kuitenkin joissain tapauksissa siirtää EU:n ulkopuolelle, mikäli palveluntarjoajan pilvipalvelun palvelimet, joille tietoja tallennetaan, sijaitsevat muualla kuin EU:ssa tai se on muuten tilatun palvelun toteuttamiseksi välttämätöntä. Tällöin varmistamme, että tietoturvataso on riittävä käsittelymaassa.
7. Tietojen käsittelyn kestoaika
Henkilötietojen käsittelyn keston yleiset periaatteet
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa.
- Uutiskirje- ja markkinointilistalta rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.
- Toimimattomat sähköpostiosoitteet poistetaan säännöllisesti.
- Kirjanpitoon liittyvät dokumentit säilytetään lakisääteisen ajan (6-10 vuotta)
8. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme ennakkoselvityksin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääosin siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Joidenkin sopimusten tai toimeksiantojen toteuttaminen saattaa edellyttää tietojen siirtämistä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tarvittaessa. Mikäli näin on, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Jen’s Finland Oy ei käytä kerättyjä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Kolmannen osapuolen evästeiden keräämä data on meille anonyymiä, mutta kolmas osapuoli saattaa omissa järjestelmissään analysoida ja yhdistellä dataa esimerkiksi mainonnan kohdentamiseen tai kävijätilastointiin.
11. Verkkosivusto
Evästeet
Sivustolla käytetään evästeitä palveluiden kehittämiseksi, sivukävijämäärien seuraamiseksi, mainonnan kohdentamiseksi sekä käyttäjäystävällisyyden lisäämiseen. Eväste on verkkosivuston lähettämä pieni yksinkertainen tiedosto, joka tallentuu selaimelle tietokoneelle, älypuhelimeen tai tablettiin.
Evästeitä käytetään tilastollisen tiedon tuottamiseen, kävijäseurantaan, mainontaan sekä sivuston kehittämiseen. Jen’s Finland Oy:lle tiedot ovat anonyymiä dataa, eikä kerättyjä tietoja käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin. Kolmas osapuoli saattaa omissa järjestelmissään analysoida ja yhdistellä dataa laajemmin esimerkiksi kävijätilastointiin, mainonnan kohdentamiseen tai profilointiin.
Sivustoon on asennettuna seuraavien kolmansien osapuolien evästeitä. Dataa saatetaan joissain tapauksissa tallentaa EU:n ulkopuolisille palvelimille ja kaikki toimijat ovat aktiivisesti mukana EU:n ja Yhdysvaltojen välisessä Privacy Shield -sopimuksessa (http://europa.eu/rapid/press-release_MEMO-16-2462_en.htm).
Evästeiden poistaminen käytöstä
Voit halutessasi poistaa evästeet käytöstä, tämä tapahtuu oman selaimesi asetuksista. Halutessasi voit myös ajoittain tyhjentää selaushistorian selaimesi asetuksista. Tutustu lisäksi allaolevien tahojen evästekäytännöistä heidän ohjeistukseensa evästeiden poistamiseksi tai mainonnan kohdentamisen kieltämiseksi.
Laajemmin voit sivukävijäseurantaan ja kohdennettuun mainontaan liittyviä asetuksia hallita esimerkiksi alle listatuilla sivustoilla. Voit estää verkkosivustojen kävijäseurantapalvelun opt-out toiminnolla. Sinun tulee suorittaa toiminto uudestaan, jos käytät myöhemmin eri tietokonetta ja/tai selainta käydessäsi Jen’s Finland Oy:n sivustoilla.
Google Analytics
Evästeiden avulla tuotetaan kävijätietoihin liittyvää dataa ja demografiatietoja, joita hyödynnetään mm. sivuston parantamiseksi ja käuttäjäkokemuksen kehittämiseksi. Säilytysaika evästetyypistä riipuen vain nykyinen sessio tai maksimissaan 2 vuotta. Lue lisää Googlen evästekäytännöistä: https://policies.google.com/technologies/cookies?hl=fi
Facebook-pikseli
Facebook pikseliä käytetään kävijätietojen keräämiseen sekä mainonnan tehokkuuden seuraamiseen sekä kohdentamiseen. Tietojen säilytysaika evästeestä riipuen vain kyseinen sessio tai maksimissaan 3 kuukautta, tai kunnes evästetiedot poistetaan. Lue lisää Facebookin evästekäytännöstä: https://www.facebook.com/policies/cookies/#
Kommentointi
Kun sivuston käyttäjät jättävät kommentteja sivustolle, keräämme kommenttilomakkeessa olevat tiedot, sekä käyttäjän IP-osoitteen ja selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen helpottamiseksi.
Kun vierailijat jättävät kommentin tälle sivustolle keräämme tiedon, joka on näkyvissä kommentointikentissä, IP-osoitteen sekä selaimen versioon liittyvät tiedot. Sähköpostiosoitteesta luotu anonymisoitu hajautustieto (hash) voidaan lähettää Gravatar-palveluun, jotta tiedetään onko kommentoija palvelun käyttäjä. Gravatar-palvelun tietosuojaseloste löytyy osoitteesta https://automattic.com/privacy/.
Muilta sivustoilta upotettu sisältö
Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla. Blogiartikkeleiden yhteyteen on tehty upotuksia esimerkiksi Googlen tarjoamasta YouTube-palvelusta sekä Instagram ja Facebook -julkaisuista.
Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.
12. Kuinka suojelemme henkilötietojasi
Ulkopuolisten pääsy manuaaliseen aineistoon on estetty asianmukaisesti
Käytämme asianmukaisia teknisiä tietoturvakeinoja pitääksemme tietosi turvassa järjestelmissämme. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien ja salaustekniikoiden käyttö, kulunvalvonta sekä tietojen käsittelyyn liittyvien palveluntarjoajien huolellinen valinta. Sähköiset järjestelmät on suojattu vahvasti ja kattavasti alan yleisten käytäntöjen mukaan sekä vahvoja salasanoja käyttäen.
Yrityksen käyttämät laitteet on suojattu ajantasaisella virus- ja haittaohjelmistojen torjuntaan tarkoitetulla ohjelmistolla sekä salasanoin, kasvojentunnistusmekanismilla tai numerokoodein.
Miten toimimme tietomurron tapahtuessa
Reagoimme mahdollisiin tietomurtoihin välittömästi ja informoimme asiakkaita viipymättä asiasta. Tietoturva-asiantuntijat palkataan mahdollisen tietomurron sattuessa selvittämään asiaa välittömästi.
14. Tietosuojaselosteen muuttaminen ja päivittäminen
Tietosuojaselosteen muutokset ja päivittäminen saattavat perustua lainsäädännön muuttumiseen tai palveluidemme kehittämiseen. Suosittelemme, että tietosuojaselosteemme sisältöön tutustutaan säännöllisesti. Ajantasaisen tietosuojaselosteen löydät tältä sivulta.